Sachbearbeiter:in (w_m_d) Budget und Vergabe

Detailansicht des Stellenangebots Stellendetails zu: Sachbearbeiter:in (w_m_d) Budget und Vergabe Sachbearbeiter:in (w_m_d) Budget und VergabeKopfbereichArbeitVerwaltungsfachangestellte/r - BundesverwaltungSachbearbeiter:in (w_m_d) Budget und VergabeHelmholtz-Zentrum Potsdam Deutsches GeoForschungsZentrum GFZVollzeitBerlinab sofortbefristet bis 31.12.2024HeuteStellenbeschreibung

Am Forschungsinstitut für Nachhaltigkeit (RIFS) werden Entwicklungspfade für die globale Transformation zu einer nachhaltigen Gesellschaft erforscht, aufgezeigt und unterstützt. Das Institut wurde 2009 als Institute for Advanced Sustainability Studies (IASS) gegründet und ist seit dem 1. Januar 2023 unter dem neuen Namen angebunden an das Helmholtz-Zentrum Potsdam - Deutsches Geoforschungszentrum GFZ und damit Teil der Helmholtz-Gemeinschaft.
Für das am RIFS angesiedelte Deutsch-Französische Zukunftswerk ist die folgende Stelle zu besetzen:

Sachbearbeiter:in (w_m_d) Budget und Vergabe

Kennziffer 9267
Das Zukunftswerk beruht auf Artikel 22 des 2019 von Emmanuel Macron und Angela Merkel unterschriebenen Aachener Vertrags. Seine Aufgabe ist es, Wege in eine nachhaltige Zukunft aufzuzeigen und die Transformationsfähigkeit beider Länder zu stärken. Dafür forscht das Zukunftswerk, gestaltet einen Austausch zwischen Städten und Gemeinden beider Länder und entwickelt Handlungsempfehlungen an deren Regierungen.
Gesucht wird ein:e Sachbearbeiter:in, der:die sich in einem mehrsprachigen Umfeld zurechtfindet und eine selbstständige und strukturierte Herangehensweise mitbringt. Der:Die erfolgreiche Bewerber:in bearbeitet alle Beschaffungs-, Haushalts- und Budgetangelegenheiten und das Projektcontrolling. Er:Sie ist darüber hinaus für das Büromanagement zuständig.

Ihr Aufgabengebiet

Aufstellung von Hochrechnungen und Budgetszenarien in Abgleich mit Zuwendungsbescheid und Änderungsbescheiden
Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen für eine termingerechte Abrechnung
Buchführung, koordinierter Abgleich geplanter und tatsächlicher Ausgaben (u.a. mit Reisekostenabrechnungen), Kontrolle und Erfassung von Zahlungseingängen und -ausgängen
regelmäßige Berichterstattung an die Projektleitung und vorausschauende Planung und Vorbereitung von Mittelabrufen und ggf. -verschiebungen
Kommunikation mit dem Projektträger und Unterstützung der Projektleitung bei der Berichterstattung an die Finanzmittelgeber
Büromanagement der Räumlichkeiten des Deutsch-Französischen Zukunftswerks in Berlin, insbesondere Beschaffungsmanagement und Absprachen/Koordination mit externen Dienstleister:innen
Unterstützung von Vergabeprozessen durch Marktrecherchen, Erstellung von Leistungsbeschreibungen, Preisblättern und Anpassung von Vertragsentwürfen und die Koordinierung von Ausschreibungen bis zur Zuschlagserteilung

Ihre Qualifikation

abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) bzw. abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r (Abschluss Verwaltungslehrgang II), in einem kaufmännischen Beruf, oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten
Kenntnisse in der Verwaltung des öffentlichen Dienstes, insbesondere Vergabe, Beschaffung und Budgetangelegenheiten
Erfahrung bei der selbstständigen Durchführung von komplexen Vergabeverfahren
Erfahrung im Umgang mit SAP in Beschaffungs- und Budgetprozessen
Erfahrung in der Budgetverwaltung von Drittmittelprojekten
sehr gute Deutschkenntnisse sowie in mindestens einer der Sprachen Englisch oder Französisch

Ihr Profil

Kenntnisse im Rechnungswesen und sicherer Umgang mit MS-Office (insb. Excel)
Zahlenaffinität und Sorgfalt im Umgang mit rechtlichen Vorgaben
Kenntnisse im Projektmanagement und/oder Vergabe- und Zuwendungsrecht bei öffentlich geförderten Projekten von Vorteil
verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift
Französischkenntnisse von Vorteil
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