Assistenz Vorstandsbüro (m/w/d)

Detailansicht des Stellenangebots Stellendetails zu: Assistenz Vorstandsbüro (m/w/d) Assistenz Vorstandsbüro (m/w/d)KopfbereichArbeitBüroassistent/inAssistenz Vorstandsbüro (m/w/d)Gerda-Henkel-StiftungVollzeitDüsseldorfab sofortbefristet für 24 Monatevor 4 TagenStellenbeschreibung

Die Gerda Henkel Stiftung ist eine rechtsfähige Stiftung bürgerlichen Rechts mit Sitz in Düsseldorf. Die Förderungen der Stiftung gelten den historischen Geisteswissenschaften, vorrangig der Geschichtswissenschaft, der Archäologie, der Kunstgeschichte und historischen Teildisziplinen. Forschungen, die aktuelle Problemlagen in größere historische Zusammenhänge stellen oder auch gezielt gegenwarts- und zukunftsbezogene Themen in den Blick nehmen,werden in zeitlich begrenzten Programmen unterstützt, wie etwa im Sonderprogramm „Flucht“ oder in den Förderschwerpunkten „Demokratie“ und „Lost Cities“. Die Stiftung ist in Deutschland und international tätig.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt:
eine Assistenz für das Vorstandsbüro (m/w/d)
in Vollzeit, befristet für zwei Jahre.

Ihre Tätigkeiten

Betreuung der Telefonzentrale, Organisation von Telefonkonferenzen und virtuellen Meetings
Bearbeitung des Post- und zentralen E-Mail-Eingangs
Terminkoordination bei Outlook, Bestellung von Büromaterial, Versand von Paketen und Unterlagen
Unterstützung bei der Organisation von Auswahlsitzungen und Veranstaltungen
Empfang und Bewirtung von Gästen
Schriftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
Kommunikation mit externen Dienstleistern
Reiseplanung sowie Erstellung und Prüfung von Reisekostenabrechnungen
Facility Management (Koordination Gewerke, Hausmeister)

Das sollten Sie mitbringen

Eine abgeschlossene Ausbildung mit Erfahrungen im Sekretariatsbereich oder eine abgeschlossene (kaufmännische) Berufsausbildung
Erfahrungen im Veranstaltungsmanagement
Sehr gute EDV-Kenntnisse (Outlook, Excel, Word, Power Point)
Sehr gute schriftliche Ausdrucksweise in der deutschen Sprache
Fundierte Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Organisationstalent und Flexibilität
Kommunikations- und Teamfähigkeit
Strukturierte Arbeitsweise
Große Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit
Engagement und Belastbarkeit
Gute Umgangsformen und Diskretion

Wir bieten Ihnen

einen sicheren Arbeitsplatz in zentraler Lage Düsseldorfs in einem offenen und engagierten Team,
Fahrtkostenzuschüsse für den ÖPNV,
individuelle Zusatzleistungen,
eine sinnstiftende Tätigkeit mit Einblick in vielseitige nationale und internationale wissenschaftliche Projekte.
Wir bitten um Bewerbungen mit aussagekräftigen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnissen/Beurteilungen; zusammengefasst in einer PDF-Datei) bis zum 30. April 2024 in elektronischer Form per E-Mail an: bewerbung@gerda-henkel-stiftung.de (Stichwort „Assistenz Vorstandsbüro“). Für die Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen und Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins sind wir dankbar.
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