Assistenz der Wissenschaftlichen Vorständin (w_m_d)

Detailansicht des Stellenangebots Stellendetails zu: Assistenz der Wissenschaftlichen Vorständin (w_m_d) Assistenz der Wissenschaftlichen Vorständin (w_m_d)KopfbereichArbeitKfm. Ass./Wirtschaftsassistent/in - Büro/SekretariatAssistenz der Wissenschaftlichen Vorständin (w_m_d)Helmholtz-Zentrum Potsdam Deutsches GeoForschungsZentrum GFZVollzeitPotsdamab 15.08.2024befristet für 24 MonateGesternStellenbeschreibung

Das Helmholtz-Zentrum Potsdam - Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ ist das nationale Zentrum zur Erforschung der Geosphäre. Mitrund 1.500 Beschäftigtenentwickeln wir ein fundiertes System- und Prozessverständnis der festen Erde sowie Strategien und Handlungsoptionen, um dem globalen Wandel zu begegnen, Naturgefahren zu verstehen und den Energie- und Rohstoffbedarf nachhaltig zu sichern.
Zur Unterstützung unserer Wissenschaftlichen Vorständin ist am GFZ die folgende Stelle zu besetzen:

Assistenz der Wissenschaftlichen Vorständin (w_m_d)

Kennziffer 9342

Ihr Aufgabengebiet

Organisation, Koordination und Durchführung von administrativen Arbeitsprozessen und Vorgängen als integrales Mitglied des Assistenz-Teams zur Unterstützung der Wissenschaftlichen Vorständin des GFZ (Terminkoordination, Bearbeitung der Korrespondenz, Ablage- und Aktenmanagement sowie Informationsrecherche)
Planung und Organisation von internen und externen Geschäftsterminen, Veranstaltungen, Telefon- und Videokonferenzen im virtuellen sowie im Präsenzmodus, ggf. mit Gästebewirtung
aktive Unterstützungsarbeit bei der Vorbereitung der GFZ Gremien-Sitzungen und anderer Governance-Aktivitäten auf Vorstandsebene mit in- und ausländischen Gästen
Abwicklung der gesamten mündlichen und schriftlichen Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen in Deutsch (C1) und Englisch (B2)
Vor- und Nachbereitung von Vorstandssitzungen und Veranstaltungen, einschließlich der Erstellung und Überarbeitung von Sitzungsprotokollen
Planung und Organisation von nationalen und internationalen Geschäftsreisen für den Vorstand
Ihr Qualifikationsprofil:
Qualifikation als Fremdsprachensekretär:in (w_m_d) oder Vergleichbares, d.h. kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung mit nachgewiesener schriftlicher und mündlicher Sekretariats- und Bürotätigkeit sowie Nachweis Ihrer Englischkenntnisse (mindestens B2-Niveau)
mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz von Führungskräften auf Vorstandsebene oder Vergleichbares
souveräner Umgang mit MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SAP) und Adobe-Tools (Adobe Acrobat)
ausgeprägte Kommunikations- und Organisationstalent sowie Integrität, Serviceorientierung und Teamfähigkeit
selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise, hohe Flexibilität, Belastbarkeit, Eigeninitiative und schnelle Auffassungsgabe
diskrete Handhabung mit Informationen und Sensibilität im Umgang mit Ansprechpartner:innen auf allen Ebenen
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