Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d)

Detailansicht des Stellenangebots Stellendetails zu: Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d)KopfbereichArbeitSekretär/inTeamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d)Universität BielefeldVollzeitBielefeldab 01.07.2024unbefristetGesternStellenbeschreibungVergütung: E8

In der Fakultät für Linguistik und Literaturwissnschaft ist die folgende Position zu besetzen:
Teamassistentin / Office Managerin (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Allgemeine Assistenzaufgaben (ca. 60 %), u.a.:
erste Anlaufstelle für alle Personengruppen der Arbeitsbereiche DaF/DaZ sowie Schnittstellenfunktion zu internen und externen Kund*innen und Fachabteilungen
administrative und organisatorische Unterstützung der Vorstände der Arbeitsbereiche DaF/DaZ und des gesamten Teams
selbstständige und verantwortungsvolle Koordination und Organisation der typischen Abläufe in den Arbeitsbereichen DaF/DaZ (z. B. Betreuung aller Personengruppen, Unterstützung bei der Lehrveranstaltungsvorbereitung und bei Prüfungsangelegenheiten, Dienstreisen und Reisekostenabrechnungen, Materialbeschaffung/Medienverwaltung und -ausgabe, Terminmanagement, Betreuung der Internetauftritte sowie der Forschungs- und Publikationsdatenbanken der Arbeitsbereiche DaF/DaZ, diverse Schreibtätigkeiten (neben der allgemeinen Korrespondenz auch Aktenvermerke, Berichte, Protokolle, Synopsen etc.)
Mitwirkung bei der Finanzplanung des Studienfachs DaF/DaZ (ca. 15 %) sowie Mitwirkung bei der Vorbereitung und Durchführung von Drittmittelprojekten der Arbeitsbereiche (ca. 15 %), insbesondere:
Ermittlung von Finanzbedarfen
Überwachung des Mittelabflusses und der verfügbaren Mittel mittels SAP-Berichtswesen
Erstellung von Ausgabeübersichten und Statistiken
Mitwirkung in Abrechnungsangelegenheiten
Mitwirkung bei der Erstellung von Anträgen, Verwendungsnachweisen sowie Zwischen-/Abschlussberichten
Mitarbeit in der Selbstverwaltung (Studienfach und Department) und Gremientätigkeiten (ca. 10 %), u. a.

Ihr Profil

Das erwarten wir
abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellter bzw. Angestelltenlehrgang I, Fremdsprachensekretärin, Kauffraumann für Büromanagement, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellter)
Aufgeschlossenheit gegenüber dem Wissenschaftsbetrieb und Freude am Umgang mit unterschiedlichsten Personengruppen
technische Fähigkeiten und sichere Beherrschung der wesentlichen Bürosoftware (MS Office, Excel)
sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)
sehr gute Auffassungsgabe und Souveränität sowie Fähigkeit und Bereitschaft, sich neue komplexe Inhalte, (auch digitale) Prozesse und Formate zu erschließen und sie lösungsorientiert anzugehen
kooperativer und teamorientierter Arbeitsstil
selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise in eigener Verantwortung
sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
ausgeprägtes Organisationstalent und gutes Zeitmanagement
Bereitschaft, sich an wechselnde Anforderungen anzupassen, ausgeprägte Serviceorientierung und Hands-On-Mentalität
Offenheit und interkulturelle Sensibilität gegenüber internationalen Studierenden und Gastwissenschaftler*innen
Das wünschen wir uns
Erfahrungen im Hochschulbereich
Sekretariats-/Assistenzerfahrung
SAP-Kenntnisse

Unser Angebot

Vergütung nach E8 TV-L
unbefristet
Vollzeit
interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
Vereinbarkeit von Familie und Beruf
Interessiert?
Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den folgenden Link erreichen: https://jobs.uni-bielefeld.de/job/apply/3258/teamassistent-in-office-man...
Bewerbungsfrist : 31.05.2024
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