Assistenz (m/w/d) der Administrativen Leitung / Koordinierungsstelle

Detailansicht des Stellenangebots Stellendetails zu: Assistenz (m/w/d) der Administrativen Leitung / Koordinierungsstelle Assistenz (m/w/d) der Administrativen Leitung / KoordinierungsstelleKopfbereichArbeitBürokaufmann/-frauAssistenz (m/w/d) der Administrativen Leitung / KoordinierungsstelleDeutsches KrebsforschungszentrumVollzeitDresdenab sofortbefristet für 24 MonateHeuteStellenbeschreibungVergütung: nach TV-LPosition: Assistenz (m/w/d) der Administrativen Leitung / Koordinierungsstelle

Abteilung: DKFZ Standort Dresden

Kennziffer: 2024-0142
Das Deutsche Krebsforschungszentrum ist das größte biomedizinische Forschungszentrum Deutschlands. Mit über 3.000 Beschäftigten betreiben wir ein umfangreiches wissenschaftliches Programm auf dem Gebiet der Krebsforschung.
Mit Unterstützung des Freistaates Sachsen baut das Deutsche Krebsforschungszentrum (DKFZ) eine Außenstelle am Standort Dresden auf, um innovative Technologien zu entwickeln, die mittels smarten Sensoren und Künstlicher Intelligenz die Prävention, Früherkennung, Behandlung und die Nachuntersuchung von Krebserkrankungen verbessern. Am DKFZ Standort Dresden wird neben dem Aufbau der administrativen und wissenschaftlichen Struktur ein neues Gebäude errichtet.

Am DKFZ Standort Dresden ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Assistenz (m/w/d) der Administrativen Leitung / Koordinierungsstelle zu besetzen.

Ihre Aufgaben

Mit Ihrem freundlichen Auftreten und Ihrer selbstständigen, lösungsorientierten Arbeitsweise überzeugen Sie als zentrale Ansprechperson und unterstützen insbesondere die Administrative Leitung beim Aufbau des DKFZ Standorts Dresden. Dabei erwartet Sie ein ausgesprochen abwechslungsreicher Aufgabenbereich, in welchen Sie eigene Ideen einfließen lassen können.
Eigenverantwortliche Organisation des Officemanagements: interne und externe Kommunikation in Deutsch und Englisch, Postbearbeitung, Vorbereitung von Personalmaßnahmen und Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter:innen
Terminmanagement: hohes Maß an Eigenständigkeit in der Koordination von Terminen für Besprechungen und Veranstaltungen (Vor- und Nachbereitung, Bereitstellung von Unterlagen, Erstellung von Sitzungsprotokollen); Verantwortung für das Raumbuchungssystem
Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
Materialbeschaffung/-verwaltung und Rechnungsbearbeitung über das elektronische Bestellsystem
Vorgangsmanagement: Selbstständige Bearbeitung von Vorgängen aus dem digitalen Postfach, Überwachung von Vorgängen und Fristencontrolling, strukturierte Datenablage und Mitwirkung im Berichtswesen
Unterstützung und selbstständige Bearbeitung von vielseitigen Projektaufgaben in einer wachsenden Struktur
Mitwirkung in der kontinuierlichen Verbesserung administrativer Prozesse und Weiterentwicklung der Digitalisierungsprozesse
Projektmanagement „DKFZ Neubau Dresden“:Mitwirkung im Vergabemanagement
Anlegen von Bestellaufträgen in SAP
Rechnungserfassung
Mitwirkung im Kostencontrolling und Dokumentenmanagement
Kontrolle der Einhaltung von Fristen und Nachhaltung gesetzlicher Bestimmungen
Mitwirkung in der Prozessoptimierung und beim Digitalisierungsprozess

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und/oder Ausbildung im fremdsprachlichen Bereich bzw. vergleichbare Qualifikation
Einwandfreie Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse
Sicherer Umgang mit MS Office und SAP
Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise, um Prozesse aktiv mitzugestalten und zu verbessern
Verantwortungsbewusstsein und Loyalität
Ausgeprägte Kommunikations-, Koordinations- und Teamfähigkeiten
Freude an vielseitigen Aufgaben und die Fähigkeit, sich schnell auf neue Personen und Anforderungen einzustellen

Wir bieten

Hervorragende Rahmenbedingungen: modernste state-of-the-art Infrastruktur und Möglichkeit zum internationalen Austausch auf Spitzenniveau
Vergütung nach TV-L inkl. betrieblicher Altersvorsorge und vermögenswirksamer Leistungen
30 Tage Urlaub
Möglichkeit zur Teilzeitarbeit
Familienfreundliches Arbeitsumfeld u.a. je nach Standort mit Eltern-Kind-Zimmer, Beratungsangeboten bspw. durch betriebliche Pflegelots:innen
Nachhaltig zur Arbeit: Vergünstigtes Deutschland-Jobticket
Entfalten Sie Ihr volles Potenzial: gezielte Angebote für Ihre persönliche Entwicklung fördern Ihre Talente
Unser betriebliches Gesundheitsmanagement bietet ein ganzheitliches Angebot für Ihr Wohlbefinden

Wichtiger Hinweis:

Das DKFZ unterliegt den Vorschriften des Infektionsschutzgesetzes (IfSG). Dies hat zur Folge, dass am DKFZ nur Personen tätig werden dürfen, die einen Immunitätsnachweis gegen Masern vorlegen.

Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Befristung: Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Eine Verlängerung ist möglich.
Bewerbungsschluss: 29.05.2024
Weitere Informationen:
Frau Peggy Koerner
Telefon +49 351 458 15519
Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen per E-Mail nicht angenommen werden können.
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