Assistenz der Dezernatsleitung (m, w, d)

Stellenausschreibung

Im Dezernat I „Kreisentwicklung“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Mitarbeiter*in für die

Assistenz der Dezernatsleitung (m, w, d)
- Entgeltgruppe 8 TVöD -

mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden.

Ihre wesentlichen Aufgaben:

Erledigen aller klassischen Aufgaben einer persönlichen Assistenz, insbesondere:

• Bearbeiten der Ein- und Ausgangspost im (nahezu) papierlosen Büro,
• Entgegennehmen und Führen von Telefonaten sowie Vorbereiten von Videokonferenzen (Zoom, GoToMeeting),
• Bestellen von Bahnfahrkarten, Literatur und Visitenkarten sowie Bürobedarf für das Dezernat einschließlich Rechnungs- und Kontenüberwachung (infoma),
• Unterstützen des Dezernenten durch kooperative Zusammenarbeit in OneNote,
• Einstellen von Beschlussvorlagen im Kreistagsinformationssystem (ALLRIS),
• Recherchieren und Zusammenstellen von vorbereitenden Informationen,
• digitales Vor- und Nachbereiten sowie Koordinieren von Terminen,
• Überwachen insbesondere der Gremienvorbereitung, von Wiedervorlagen, Rücksprachen, Themenabfragen etc. sowie
• Führen und Pflegen der digitalen Dezernatsvorgänge in OneNote.

Insgesamt soll die Assistenz durch ihre herausragende Koordinierungsbegabung, ihre kreativen Fähigkeiten bei der Nutzung neuer Technologien und ihr hohes Maß an Motivation und Eigenverantwortlichkeit eine optimale Unterstützung des Dezernenten bei allen seinen – auch immer wieder neuen - Aufgaben bewirken. Änderungen bzw. Ergänzungen des Aufgabengebiets bleiben daher ausdrücklich vorbehalten.

Wir bieten Ihnen als Ihr Arbeitgeber:

• Eine sichere Zukunftsperspektive durch ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis,
• ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet und ein kollegiales Arbeitsklima,
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten zur Unterstützung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf, 
• gute Fortbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten für Ihre persönliche Weiterentwicklung,
• vielfältige Angebote zur Gesundheitsförderung,
• Parkmöglichkeiten in der hauseigenen Tiefgarage,
• leistungsgerechte Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 TVöD,
• Jahressonderzahlung, leistungsorientierte Bezahlung und Zusatzversorgung (VBL) sowie die Möglichkeit zum Bike-Leasing,
• einen Zuschuss zum Jobticket,
• einen Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge.

Das bringen Sie mit:

• Eine Ausbildung zur* bzw. zum* Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten*
• oder eine Ausbildung zur Kauffrau* bzw. zum Kaufmann* für Bürokommunikation, zur Bank- bzw. Sparkassenkauffrau* bzw. zum Bank- bzw. Sparkassenkaufmann*, zur* bzw. zum* Verwaltungsfachangestellten* oder eine andere mindestens 3-jährige Ausbildung für einen vergleichbaren Büroberuf.
• Wünschenswerterweise verfügen Sie über
  • einschlägige auf die Ausbildung bezogene Berufserfahrung und haben idealerweise bereits Assistenzaufgaben für eine Leitungsperson (z.B. Geschäftsführung, Fachbereichsleitung etc.) wahrgenommen,
  • Integrität, Loyalität, Verschwiegenheit und Teamfähigkeit,
  • Flexibilität, psychische Belastbarkeit und Stresstoleranz,
  • ein ausgeprägtes Maß an Organisationsfähigkeit,
  • selbstbewusstes Auftreten, Eigenverantwortung und Selbstständigkeit,
  • ein hohes Maß an Technikaffinität und Lernbereitschaft, vor allem in Bezug auf digitale Zusammenarbeit,
  • sowie die ausgeprägte Fähigkeit zur Prioritätensetzung.
• Erforderlich sind umfassende Kenntnisse in den MS-Office Anwendungen Word, Excel, Outlook, PowerPoint und OneNote, sowie Erfahrungen mit verschiedenen Programmen zur digitalen Zusammenarbeit (zum Beispiel MS-Teams, NextCloud, Zoom, GoToMeeting, BigBlueButton, Trello, Zenkit u.a.).

Sonstige Hinweise:

Die Stelle ist nicht teilzeitgeeignet. Die Wahrnehmung der Stelle setzt die Bereitschaft und Flexibilität voraus, die Arbeitszeit an den Anforderungen des Dezernenten - nach Absprache und unter Berücksichtigung familiärer Belange - auszurichten. Mobiles Arbeiten ist grundsätzlich und nach Absprache möglich.

Der Landkreis Northeim ist bestrebt, den Anteil von Männern in Bereichen zu erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Männer werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

Nähere Auskünfte zum Aufgabengebiet erhalten Sie durch die Dezernatsleitung, Herrn Linck, unter der Telefonnummer 05551/708-462, Auskünfte zum Bewerbungsverfahren erhalten Sie durch Herrn Seeger, Ressort 2.1 „Personal“, (Tel. 05551 / 708 – 353).

Das sollten Sie darüber hinaus wissen:

Der Landkreis Northeim ist seit 2007 nach dem Audit „berufundfamilie“ zertifiziert. Für nähere Informationen zum Landkreis Northeim steht die Homepage www.landkreis-northeim.de zur Verfügung.

Eine Schwerbehinderung ist kein Hinderungsgrund für Ihre Bewerbung. Bei gleicher Eignung und Befähigung werden Sie sogar vorrangig berücksichtigt.

Datenschutz nehmen wir ernst. Ihre Unterlagen werden nach den Grundsätzen der Datenschutz-Grundverordnung vertraulich behandelt und nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.

Bitte bewerben Sie sich bis einschließlich 03.12.2023 ausschließlich über unser Online-Bewerbungsportal.

Bereichern Sie mit Ihrer Bewerbung die Vielfalt unserer Kreisverwaltung und bewerben Sie sich am besten noch heute…

Wir freuen uns auf Sie!