Wir suchen dich Deine Aufgaben

Du hältst der Geschäftsführung den Rücken frei: Du koordinierst Kalender und Postfächer, beantwortest Standardanfragen und bereitest Meetings vor und nach. Aufgaben und Zusagen hältst du nach, bis sie erledigt sind.
Du bringst Struktur in unseren Vertrieb: Du pflegst HubSpot, hältst nächste Schritte nach und kontaktierst Interessierte nach verpassten Terminen. Standardangebote bereitest du aus Vorlagen vor, versendest sie nach Freigabe und behältst Rückmeldungen und Unterschriften im Blick.
Du organisierst den Start neuer Kunden: Du koordinierst Fragebögen, Zugänge, Freigaben und Termine für Setup und Kick-off. Du legst gemeinsame Ordner und Slack-Channels an und sorgst für eine nachvollziehbare Übergabe an unser Projektteam.
Du hältst unser Backoffice am Laufen: Du erstellst Rechnungen, prüfst offene Posten und fasst ausstehende Zahlungen nach. Belege und Reisekosten bereitest du für die Buchhaltung vor, klärst Rückfragen und behältst wichtige Vertragsfristen im Blick.
Du planst und koordinierst unsere Marketing-Maßnahmen: Du stimmst Themen und Prioritäten mit Jan und Henry ab, koordinierst die Umsetzung mit unserem Team und externen Partnern und behältst Termine, Zuständigkeiten und Freigaben im Blick.
Du organisierst Reisen und Events: Von der Geschäftsreise über Crew-Events und unsere Workation bis zum Messeauftritt koordinierst du Termine, Buchungen, Dienstleister und Abläufe innerhalb vereinbarter Budgets. Du pflegst Partnerkontakte und koordinierst die vereinbarte Nachbereitung von Veranstaltungen.
Du machst Abläufe verlässlich: Du dokumentierst Aufgaben und Prozesse mit klaren Zuständigkeiten und Fristen, verbesserst Checklisten und bereitest offene Entscheidungen mit einem konkreten Lösungsvorschlag vor.

Das bringst du mit

Du bist umsetzungsstark und übernimmst Verantwortung: Du packst im Tagesgeschäft mit an, fasst konsequent nach und bringst Aufgaben zuverlässig zum Abschluss. Fehlende Informationen beschaffst du eigenständig, unklare Prioritäten sprichst du offen an. Mit Zahlen, Verträgen und persönlichen Informationen gehst du diskret um.
Du hast vergleichbare Aufgaben bereits eigenständig verantwortet: Zum Beispiel in der Assistenz, im Vertriebsinnendienst oder in der kaufmännischen Organisation.
Du kennst das kaufmännische Tagesgeschäft: CRM-Pflege, Angebote, Rechnungsstellung, offene Posten und vorbereitende Buchhaltung gehören zu deiner bisherigen Praxis.
Du bist gut organisiert und kannst mehrere Themen gleichzeitig planen: Du hast Erfahrung mit Kalendern und Postfächern, setzt Prioritäten und bleibst auch bei wiederkehrenden Aufgaben sorgfältig.
Du kommunizierst klar und verbindlich: Du formulierst geschäftliche Nachrichten sicher auf Deutsch sowie Englisch und fasst freundlich nach, auch am Telefon. Das gilt gegenüber Kunden, Partnern und unserer Geschäftsführung.
Du arbeitest selbstständig und diskret: Du packst im Tagesgeschäft mit an, erkennst fehlende Informationen und sprichst unklare Prioritäten offen an. Zahlen, Verträge und persönliche Informationen behandelst du vertraulich.
Du arbeitest sicher mit digitalen Tools: Du organisierst Aufgaben, Termine und Informationen nachvollziehbar und arbeitest dich zügig in neue Anwendungen ein. Erfahrung mit HubSpot, Google Workspace, Asana, Slack oder KI-Tools wie Claude ist ein Plus. Agentur- oder E-Commerce-Erfahrung ist ebenfalls hilfreich.

So arbeitest du mit uns

Du übernimmst deine Aufgaben Schritt für Schritt und bekommst eine strukturierte Einarbeitung. Wir stimmen Zuständigkeiten, Prioritäten und Entscheidungsbefugnisse gemeinsam ab. Danach setzt du die vereinbarten Aufgaben eigenständig um und hältst uns über Fortschritte und offene Entscheidungen auf dem Laufenden. Deine Ideen für bessere Abläufe sind willkommen.

What you get

Remote-First-Kultur und modernes Büro an der Podbi in Hannover
Vertrauensbasierte und flexible Arbeitszeiten
30 Urlaubstage bei einer Fünf-Tage-Woche
Hansefit-Mitgliedschaft und Jobbike
Faire Vergütung und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten
Direkte Zusammenarbeit mit Jan und Henry und Verantwortung für deinen Aufgabenbereich
Interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten
Flache Hierarchien, wertschätzender Umgang und Raum für eigene Ideen
Motiviertes, interdisziplinäres Team und gemeinsame Aktivitäten & Events
Spannende Projekte renommierter Kunden
Sehr gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel
Kostenfreie Getränke, Kaffee und Snacks

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