Stellenbeschreibung Über uns

Die ACS Services GmbH ist ein moderner Personaldienstleister mit Fokus auf kaufmännische, technische und projektbezogene Fachbereiche. Wir bringen qualifizierte Fachkräfte mit namhaften Unternehmen zusammen und bieten langfristige Karriereperspektiven durch persönliche Betreuung und ein starkes Netzwerk.

Für einen unserer Kunden suchen wir einen engagierten Project Assistant (m/w/d) zur Unterstützung des Project Management Office (PMO) an einem internationalen Projektstandort in Berlin.

Ihre Aufgaben Projektkoordination & PMO-Unterstützung

Unterstützung des PMO bei der Organisation und Steuerung von Projekten
Nachverfolgung von Aufgaben, Maßnahmen und Projektaktivitäten über verschiedene Stakeholder hinweg
Sicherstellung einer transparenten und strukturierten Projektkommunikation

Controlling & Tracking

Pflege und Verwaltung von Rechnungs- und Kostenübersichten
Erstellung und Betreuung von Projekt-Trackern zur Überwachung von Fortschritt und KPIs
Unterstützung bei der Sicherstellung der Datenqualität und Datenkonsistenz

Prozessmanagement

Erstellung und Pflege von Prozessdarstellungen und Ablaufdiagrammen
Analyse bestehender Arbeitsabläufe und Identifikation von Optimierungspotenzialen
Unterstützung bei der Reduzierung administrativer Prozessaufwände

Dokumenten- & Informationsmanagement

Strukturierung und Pflege von Projektordnern sowie Dokumentationsplattformen
Sicherstellung einer nachvollziehbaren und aktuellen Dokumentenablage
Unterstützung bei der Verwaltung projektbezogener Informationen

Meeting- & Workshoporganisation

Organisation, Koordination und Nachbereitung von Meetings und Workshops
Planung von Besprechungsräumen, Hotelbuchungen und organisatorischen Rahmenbedingungen
Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Managementunterlagen

Reporting

Mitarbeit bei der Erstellung von Berichten für das Management
Aufbereitung von Projektinformationen und Kennzahlen
Sicherstellung einer klaren und aussagekräftigen Darstellung relevanter Projektdaten

Ihr Profil

Abgeschlossenes Studium im Bereich: Betriebswirtschaft
Projektmanagement
Wirtschaftswissenschaften
oder vergleichbare Qualifikation

Erste Erfahrung im Projektmanagement, PMO oder administrativen Projektumfeld von Vorteil
Sehr gute Kenntnisse der Microsoft-Office-Anwendungen
Erfahrung mit Projektmanagement-Tools, idealerweise Smartsheet
Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
Hohe Eigeninitiative und Selbstorganisation
Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
Ausgeprägtes Organisationstalent und hohe Detailgenauigkeit

Sprachkenntnisse

Englisch fließend (zwingend erforderlich)
Deutsch und/oder Französisch von Vorteil

Wir bieten

Internationales Projektumfeld mit spannenden Herausforderungen
Abwechslungsreiche Tätigkeit im Project Management Office
Mitarbeit in einem dynamischen und wachsenden Unternehmen
Persönliche Betreuung durch einen festen Ansprechpartner
Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

Ihre Chance

Sie arbeiten strukturiert, behalten auch bei komplexen Projekten den Überblick und möchten in einem internationalen Umfeld Verantwortung übernehmen?

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Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.

Project Assistant (m/w/d) – PMO / Projektmanagement Office