Stellenbeschreibung Institut für Allgemeinmedizin und Interprofessionelle Versorgung, Bosch Health Campus Stuttgart

Für das Team der Universitätsprofessur für die Erforschung komplementärmedizinischer Verfahren suchen wir eine/-n engagierte und strukturierte Mitarbeiterin / Mitarbeiter zur Unterstützung in den Bereichen Projekt-, Drittmittel- und Personalverwaltung sowie Management wissenschaftlicher Fachgesellschaften.

Der überwiegende Einsatzort ist der Bosch Health Campus in Stuttgart (Auerbachstr. 112, 70376 Stuttgart)

Aufgaben

Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, Korrespondenz, Terminplanung, Ablage und Dokumentenmanagement
Kommunikation und Schnittstellenarbeit mit zentralen Bereichen des Universitätsklinikums und der Medizinischen Fakultät sowie des Bosch Health Campus
Administrative Unterstützung bei Personalvorgängen, z. B. Einstellungen, Vertragsverlängerungen, Änderungsanzeigen und Onboarding-Prozessen
Unterstützung in der Drittmittelverwaltung, bei Mittelübersichten, Fristen, Nachweisen, Projektunterlagen und Kommunikation mit internen und externen Stellen
Administrative Unterstützung bei wissenschaftlichen Fachgesellschaften, Netzwerken und Gremien, insbesondere Mitgliederkommunikation, Kontoführung, Sitzungsorganisation, Fristenmanagement und Veranstaltungskoordination
Unterstützung bei Dienstreisen, Reisekostenabrechnungen, Bestellungen, Rechnungsbearbeitung und internen Verwaltungsprozessen
Pflege und Aufbereitung administrativer Übersichten, z. B. zu Projekten, Publikationen, Drittmitteln, Veranstaltungen, Kooperationen und Gremien
Mitgestalten von Prozessen rund um die vielfältigen Aufgaben des Instituts

Profil

Abgeschlossene Ausbildung in der Verwaltung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder B.Sc. / B.A. in einem relevanten Fachgebiet
Berufserfahrung in Administration, Assistenz, Office Management, Verwaltung oder Projektkoordination, idealerweise im Hochschul-, Klinikums-, Forschungs- oder Wissenschaftsumfeld
Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
Freude an Schnittstellenarbeit und Kommunikation mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpersonen
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
Sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

Verwaltungsangestellte/-r Projekt- und Drittmittelmanagement (w/m/d)