Verwaltungskraft (m/w/d) für das Kolping-Bildungswerk Köln
Organisation und Kommunikation sind Deine Stärke - Menschen Deine Motivation?
Dann werde Teil unseres Teams! Wir, das Kolping-Bildungswerk DV Köln e.V., arbeiten praxisnah, sinnstiftend, zukunftsorientiert - gemeinsam mit Dir als Verwaltungskraft (m/w/d). Deine strukturierte und zuverlässige Persönlichkeit, die die Geschäftsführung im Tagesgeschäft unterstützt und zugleich zentrale Aufgaben in Verwaltung und Seminarorganisation übernimmt.
Starttermin: schnellstmöglich
Arbeitsort: Zentrale Geschäftsstelle, Präses-Richter-Platz 1a, 51065 Köln
Arbeitszeitmodell: Teilzeit, 30 Stunden/Woche
Befristung: 2 Jahre
Was sind deine Aufgaben?
- Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, insbesondere bei Terminplanung, Kalenderpflege, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Fristenüberwachung.
- Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz, einschließlich Posteingang und Postausgang, E-Mail-Management, Telefonaten und interner Weiterleitung relevanter Informationen.
- Erstellung, Pflege und Ablage von Dokumenten, Vorlagen, Protokollen, Übersichten, Präsentationen und Auswertungen.
- Unterstützung bei Rechnungsstellung, Prüfung von Zahlungseingängen, Vorbereitung buchhalterischer Unterlagen und Abstimmung mit der zentralen Buchhaltung. Koordination interner Abläufe und Schnittstellen zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, externen Partnern, Dienstleistern und Behörden.
- Eigenständige Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Seminaren, einschließlich Teilnehmendenverwaltung, Anmeldungen und Vertragsbestätigungen
- Erstellung und Bearbeitung lehrgangsrelevanter Unterlagen wie Leistungsnachweise, Zertifikate, Bescheinigungen, Einladungen, Namensschilder, Klassenbücher, Handouts und Skripte.
- Unterstützung im Qualitätsmanagement einschließlich Vorbereitung von Audits.
Womit punktest du bei uns?
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Berufserfahrung in Verwaltung, Assistenz, Sekretariat, Office Management oder Sachbearbeitung.
- Sehr gute Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte, sorgfältige und verlässliche Arbeitsweise, insbesondere im Umgang mit Terminen, Fristen, Besprechungen und Wiedervorlagen.
- Sicherer Umgang mit MS Office.
- Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie ein professioneller Umgang mit Korrespondenz, Telefonaten, Protokollen und interner Kommunikation.
- Grundkenntnisse in buchhalterischen Verwaltungsabläufen, insbesondere Rechnungserstellung, Prüfung von Zahlungseingängen, vorbereitende Buchhaltung und Abstimmung mit der zentralen Buchhaltung.
- Eigenständigen Organisation von Seminaren und Lehrgängen, einschließlich Teilnehmendenverwaltung, Vertragsbestätigungen, Unterlagenerstellung und Nachbereitung.
- Bereitschaft, bei der Pflege von Dokumenten, der Einhaltung von Standards und der Vorbereitung von Audits mitzuwirken.
- Attraktive Vergütung zuzüglich einer jährlichen Sonderzuwendung sowie Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen, Kinderzuschlag und Jubiläumszuwendungen
- 31 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tage-Woche, zusätzlich frei an Heiligabend, Silvester und an einem Brauchtumstag (z.B. Rosenmontag)
- Betriebliche Altersvorsorge
- Vergünstigtes Deutschlandticket als Jobticket
- Zuschuss zum Firmenfitness mit Wellpass
- Individuelle Angebote zur Fort- und Weiterbildung
Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.