Wir suchen dich! Vertragsmanager:in (m/w/d) - Belegungs- & Vertragsmanagement für unser Service Office in Hamburg Werde ab sofort Teil unseres Teams - mit 30h!

Du kennst das Hamburger Kitasystem - seine Strukturen, Behörden und Abläufe - und weißt genau, worauf es bei Vertragsmanagement und Belegungssteuerung ankommt?
Dann bist du in unserem Customer Care Team genau richtig.

Wir suchen eine erfahrene Persönlichkeit, die unser Vertragsmanagement in Hamburg, für alle 25 Kitas der Partou Gruppe, eigenverantwortlich übernimmt und dabei eine klare Rolle an der Schnittstelle zu Billing, Belegung und Kita-Leitungen ausfüllt. Du sorgst dafür, dass Verträge korrekt erstellt, gepflegt und abgeschlossen werden - und trägst gleichzeitig dazu bei, dass unsere Kita-Plätze optimal belegt sind.

Die Position ist mit 30h zu besetzen und zunächst auf ein Jahr befristet - mit Perspektive auf Verlängerung.

Deine Aufgaben bei uns

Vertragsanlage & -pflege

Erstellung, Prüfung und Versand von Betreuungsverträgen (Erstverträge, Änderungs- und Anschlussverträge, Wechselverträge)
Rücklauf-Management: Systempflege nach Vertragsrücklauf, Ablage in der digitalen Kinderakte, Kommunikation mit Eltern und Kita-Leitungen
Aktives Nachhalten offener Verträge - du bleibst dran, bis der Abschluss steht
Jährliche System- und Dokumentenpflege bei Preisanpassungen
Pflege und Anpassung von KiON-Dokumentvorlagen (Anschreiben, Begrüßungstexte u. Ä.)

Laufende Bestandsbetreuung & Vertragsänderungen

Bearbeitung aller Vertragsänderungen: Stammdaten, Regelleistungen, Zusatzleistungen, Überziehungsstunden
Abstimmung mit Kita-Leitungen und Eltern zu Vertragsänderungen und offenen Rückfragen
Controlling der Zusatzangebote (z. B. Frühstück, Musik) - Realität vs. Systemabbildung
Kommunikation mit Familien zu allgemeinen Vertragsfragen
Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfrage

Kündigungsmanagement

Erfassung und formale Prüfung von Kündigungen (Fristen, Abstimmung mit Operational Managern und Kita-Leitungen)
Koordination von Retention-Maßnahmen in Zusammenarbeit mit Belegung und Kita-Leitungen
Terminierung der Vertragsbeendigung, Erstellung des Kündigungsschreibens
Operative Abwicklung: Systempflege, Kommunikation, Aktenführung
Übergabe offener Forderungen bei Kündigung an das Billing/Forderungsmanagement

Belegungsunterstützung & Sales

Enge Zusammenarbeit innerhalb unseres Customer Care Teams mit dem Belegungsmanagement zur optimalen Auslastung unserer Kitas
Aktive Unterstützung bei der Platzvergabe: Koordination von Besichtigungsterminen, Nachfassen bei Interessenten
Erhebung und Dokumentation von Feedback zu Zu- und Absagegründen
Unterstützung bei der Leadbearbeitung - von der Anfrage bis zum unterschriebenen Vertrag

Schnittstelle Billing

Enge Abstimmung mit dem Billing-Team zu allen vertragsrelevanten Daten und Übergaben
Sicherstellung einer sauberen Datenbasis als Grundlage für die korrekte Abrechnung
Beteiligung an der Weiterentwicklung unserer Verwaltungsprozesse

Prozessaufbau & Digitalisierung

Aktive Mitgestaltung bei der Optimierung und Digitalisierung der Vertragsprozesse
Mitarbeit an der Definition und Dokumentation von Soll-Prozessen
Einbringen von Praxiserfahrungen zur kontinuierlichen Verbesserung der Abläufe

Das bringst du mit

Mehrjährige Berufserfahrung im Vertragsmanagement, in der Sachbearbeitung oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle - idealerweise bei einem Kita-Träger oder in einem bildungsnahen Umfeld
Fundierte Kenntnisse des Hamburger Kitasystems: Du kennst die Hamburger Behördenlandschaft, Gutscheinprozesse, Leistungsbewilligungen und die spezifischen Abläufe der Kita-Trägerverwaltung - das ist für uns Voraussetzung, kein Nice-to-have
Erfahrung in Kita-Management-Systemen (idealerweise KiON oder vergleichbar)
Ein Gespür für Belegungssteuerung und die Bereitschaft, auch mit Sales-Orientierung zu denken und zu handeln
Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise - auch bei komplexen, mehrstufigen Vorgängen
Kommunikationsstärke: Du gehst souverän und serviceorientiert mit Eltern, Kita-Leitungen und Behörden um
Sicherer Umgang mit digitalen Tools, Excel und Datenbanken
Teamgeist und Bereitschaft zur engen Zusammenarbeit mit Billing, Belegung und Operations

Das bieten wir dir

Eine zentrale, verantwortungsvolle Rolle im Vertragsmanagement eines wachsenden Kita-Trägers mit 25 Standorten in Hamburg
Klare Aufgabenverantwortung mit echtem Gestaltungsspielraum - du baust Prozesse mit auf, nicht nur mit
Enge, wertschätzende Zusammenarbeit mit Kolleg:innen in Hamburg sowie dem Team in Wuppertal
Hybrides Arbeiten mit bis zu 50 % Homeoffice
Moderner Arbeitsplatz in unserem Hamburger Büro in der Stresemannstraße
Faire Vergütung und echte Entwicklungsperspektive
Strukturierte Einarbeitung und regelmäßige Feedbackgespräche
30 Tage bezahlter Urlaub plus freier Tag an Heiligabend
Arbeitgeberzuschuss zur Fitnessmitgliedschaft und (E-)Bike-Leasing
Betriebliche Altersvorsorge mit überdurchschnittlich hohem Arbeitgeberanteil
Sinnstiftende Arbeit: Du gestaltest mit, dass Familien Bildung und Beruf besser vereinbaren können