Assistenz der Geschäftsführung / Kanzleimanagement (m/w/d)
Zur Verstärkung unserer Kanzlei suchen wir eine strukturierte, durchsetzungsstarke und organisatorisch sehr versierte Persönlichkeit, die die Geschäftsführung im täglichen Kanzleibetrieb unterstützt und gleichzeitig den Überblick über unsere internen Abläufe behält.
In dieser Position übernehmen Sie eine Schlüsselrolle innerhalb der Kanzlei. Sie sorgen dafür, dass Prozesse funktionieren, Fristen eingehalten werden und organisatorische Abläufe effizient koordiniert sind. Gleichzeitig entlasten Sie die Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Aufgaben.
Sie arbeiten nicht operativ in der Buchhaltung, sondern sorgen dafür, dass Strukturen eingehalten werden und Abläufe funktionieren.
In dieser verantwortungsvollen Position übernehmen Sie eine zentrale Rolle im organisatorischen Management unserer Kanzlei.
Ihre Aufgaben umfassen insbesondere:
- Unterstützung und organisatorische Entlastung der Geschäftsführung im täglichen Kanzleibetrieb
- Überwachung und Koordination der internen Arbeitsabläufe innerhalb der Kanzlei
- Sicherstellung, dass Aufgaben, Fristen und Mandantenangelegenheiten fristgerecht bearbeitet werden
- Kontrolle und Nachverfolgung offener Aufgaben innerhalb der Fachabteilungen
- Organisation und Strukturierung interner Prozesse sowie Unterstützung bei der Weiterentwicklung unserer Kanzleistrukturen
- Überwachung der Einhaltung interner Arbeitsabläufe, Standards und organisatorischer Vorgaben
- Vorbereitung von Besprechungen sowie Nachverfolgung der daraus resultierenden Aufgaben
- Koordination zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitern, Mandanten und externen Partnern
- Sicherstellung einer strukturierten Kommunikation innerhalb der Kanzlei
- Kontrolle und Überwachung organisatorischer Mandantenprozesse
- Unterstützung bei der Weiterentwicklung digitaler Arbeitsprozesse
- Überwachung des Zahlungsverkehrs der Kanzlei
- Vorbereitung der internen Buchhaltung und strukturierte Zusammenstellung der relevanten Unterlagen
- Erstellung und Verwaltung von Ausgangsrechnungen
- Überwachung von Zahlungseingängen und organisatorische Vorbereitung des Mahnwesens
- Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Dokumentation innerhalb unserer digitalen Systeme
Sie sorgen dafür, dass die organisatorischen Abläufe innerhalb der Kanzlei funktionieren und behalten stets den Überblick über den aktuellen Stand der Aufgaben und Prozesse.
Für diese Position suchen wir keine klassische Assistenz, sondern eine Persönlichkeit mit Organisationstalent, Verantwortungsbewusstsein und einem ausgeprägten Blick für Struktur und Prozesse.
Sie bringen idealerweise mit:
- Abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau / Bürokaufmann oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung, idealerweise in einer Steuerberatungskanzlei oder wirtschaftsnahen Dienstleistungsbranche
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturiertes Arbeiten
- Fähigkeit, mehrere Abläufe parallel zu koordinieren und den Überblick zu behalten
- Eigenständige, verantwortungsbewusste und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Durchsetzungsvermögen und sicheres Auftreten
- Sehr gute EDV-Kenntnisse sowie Interesse an digitalen Arbeitsprozessen
- Verständnis für kaufmännische Zusammenhänge und organisatorische Abläufe
- Diskretion, Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein
- 37 Stunden Woche
- 45.000 € Jahresgehalt (mit Entwicklungsmöglichkeit)
- Modernes, digital ausgerichtetes Arbeitsumfeld
- Verantwortungsvolle Position mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Langfristige Perspektive in einem wachsenden Unternehmen
Zusätzliche Benefits:
- Firmenfahrzeug
- Betriebliche Altersvorsorge
- Sachbezugskarte
- Entwicklungsmöglichkeiten und Gehaltsentwicklung
Die entax Beratungsgesellschaft mbH ist ein modernes und digital ausgerichtetes Beratungsunternehmen mit Schwerpunkt auf Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung und Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Wir betreuen Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen und legen großen Wert auf strukturierte Prozesse, effiziente Abläufe und eine moderne Arbeitsweise.
Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf sowie relevante Zeugnisse) ausschließlich per E-Mail an:
📧 d.schneider@entax.nrw
Castroper Hellweg 49
44805 Bochum
Bitte geben Sie in Ihrer Bewerbung auch Ihren frühestmöglichen Eintrittstermin an.
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