Assistenz der ärztlichen Bereichsleitung Neuroonkologie (m/w/d)
(Entgeltgruppe: EG 10 TV-L)
Einsatzbereich: Klinik für Neurologie - Abteilung Klinische Neuroonkologie
Stellen ID: 13276
Eintritt: Nächstmöglicher Zeitpunkt
Umfang: Vollzeit / 38,5 Std.
Vertragsart: Befristet
Befristung: 01.04.2028 sachgrundlose Befristung §14 Abs. 2 TzBfG

Ihre Aufgaben: 1) Assistenz der ärztlichen Bereichsleitung

Eigenständige Steuerung des Arbeits- und Terminportfolios der Bereichsleitung inklusive Priorisierung, Fristenkontrolle und vorausschauender Planung
Inhaltliche Vorbereitung von Entscheidungen durch strukturierte Aufbereitung relevanter Informationen, Optionen und Entscheidungsgrundlagen
Organisation, inhaltliche Vor- und Nachbereitung sowie Moderationsunterstützung von Leitungs-, Strategie- und Teamterminen
Verlässliches Follow-up von Beschlüssen und Aufträgen inklusive Nachverfolgung, Klärung offener Punkte und Eskalation bei Ziel- oder Terminabweichungen
Selbstständige, professionelle Korrespondenz im Namen der Bereichsleitung (Deutsch/Englisch)

2) Steuerung komplexer Kommunikations- und Schnittstellenprozesse

Zentrale Koordinations- und Kommunikationsschnittstelle zwischen Bereichsleitung, ärztlichem und nicht-ärztlichem Team, Klinikverwaltung, externen Kooperationspartnern sowie Zuweisenden
Strukturierte Bearbeitung sensibler und komplexer Anfragen mit hoher Entscheidungsrelevanz
Souveräner Umgang mit vertraulichen, medizinischen und organisatorischen Informationen

3) Sprechstunden- und Patientenkoordination auf Leitungsebene

Koordination der neuroonkologischen (Privat-)Sprechstunde in enger Abstimmung mit der Bereichsleitung
Strukturierte Erfassung, Priorisierung und Steuerung von Patientenanliegen inklusive Rückkopplung mit der ärztlichen Leitung
Vorbereitung und Nachbereitung von Arzt-Patienten-Kontakten auf organisatorischer Ebene (Unterlagenmanagement, Nachverfolgung externer Rückmeldungen)

4) Projekt-, Prozess- und Organisationsverantwortung

Eigenständige Koordination und Umsetzung von Organisations- und Prozessprojekten (z. B. Standardisierung von Abläufen, Optimierung von Kommunikationswegen, Aufbau nachhaltiger Organisationsstrukturen)
Entwicklung, Pflege und Qualitätssicherung von Vorlagen, Dokumentations- und Ablagestrukturen
Unterstützung der Bereichsleitung bei internen und externen Anforderungen (z. B. Begehungen, Prüfungen, Berichte) inklusive Fristen- und Unterlagenmanagement

5) Analysen, Präsentationen und Entscheidungsunterstützung

Erstellung von Präsentationen, Übersichten und Auswertungen für Leitungs-, Gremien- und externe Termine
Aufbereitung organisatorischer Kennzahlen und Entscheidungsgrundlagen
Unterstützung organisatorischer und koordinativer Anteile wissenschaftlicher und strategischer Aktivitäten der Klinischen Neuroonkologie

Ihr Profil

Abgeschlossenes Studium oder vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger, mehrjähriger Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Stabs- oder Koordinationsfunktion
Nachweisbare Erfahrung in der eigenständigen Unterstützung von Führungskräften auf Leitungs- oder Managementebene
Sehr ausgeprägte Organisations-, Priorisierungs- und Steuerungskompetenz in komplexen, hochdynamischen Arbeitsumfeldern
Hohe kommunikative Kompetenz, sicheres Auftreten und Fähigkeit zur professionellen Interaktion auf allen Hierarchieebenen
Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 (insbesondere Outlook, PowerPoint, Excel) sowie sicherer Umgang mit digitaler Kommunikation
Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Höchste Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
Strukturierte, lösungsorientierte und eigenständige Arbeitsweise
Wünschenswert: Erfahrung im klinischen oder universitären Umfeld, in der Arbeit mit ärztlichen Leitungsebenen sowie in Projekt- oder Prozesskoordination.

Freuen Sie sich auf:

Eine zentrale Schlüsselposition in unmittelbarer Zusammenarbeit mit der ärztlichen Bereichsleitung
Hohe Eigenverantwortung, Gestaltungsspielraum und Entscheidungsnähe
Anspruchsvolle Tätigkeit an der Schnittstelle von Medizin, Organisation, Management und Kommunikation
Strukturierte Einarbeitung sowie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst des Landes NRW
Faire Bezahlung nach Tarif (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Zusatzversorgung
30 Tage Urlaub im Kalenderjahr (bei einer 5-Tage-Woche)
Interdisziplinäres Arbeiten mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Fachbereichen
Arbeiten mit moderner Ausstattung und zertifizierten Qualitätsstandards
Familienfreundliche Unternehmenskultur, z. B. Betriebskindertagesstätte, Ferienprogramm für schulpflichtige Kinder, Beratung und Unterstützung durch das MitarbeiterServiceBüro in allen Lebenslagen
Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, bspw. in der Bildungsakademie des UK Essen
Gesundheitsmanagement, z. B. Betriebliches Eingliederungsmanagement, Impfungen, Förderung von Sportangeboten
Attraktive Zusatzleistungen, bspw. vergünstigtes Kantinenessen, Gemeinschaftsevents, Wohnheimplätze

Rahmenbedingungen: Die Eingruppierung richtet sich nach den persönlichen und tariflichen Voraussetzungen., Eine Einstellung von mit Sachgrund befristeten Beschäftigten oder ehemals beim Universitätsklinikum Essen Beschäftigten ist auf diesen Stellen nach dem Gesetz für Teilzeit und befristete Arbeitsverträge (§14 Abs. 2 TzbfG) nicht zulässig., Schwerbehinderte Bewerberinnen / Bewerber und Gleichgestellte i.S. des § 2 Abs. 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt., Die ausgeschriebene Stelle ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet., Im Falle einer schriftlichen Bewerbung reichen Sie Ihre Unterlagen nur als unbeglaubigte Kopien ein und verwenden Sie keine Mappen, da keine Rückgabe erfolgt. Eine Vernichtung entlang der datenschutzrechtlichen Bestimmungen wird zugesichert., Das UK Essen strebt eine Erhöhung des Frauenanteils in Bereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Sie werden zur Bewerbung aufgefordert und im Sinne des LGGs bei gleicher Qualifikation vorrangig berücksichtigt., Eine Bescheinigung gemäß §23a Infektionsschutzgesetz (IfSG) über den Impf- und Serostatus bzgl. Masern ist erforderlich.