Für unseren namhaften Auftraggeber in Erlangen suchen wir zum frühestmöglichen Eintrittstermin eine Projektassistenz (m/w/d).

Ihr Aufgabengebiet

Administrative Unterstützung (Bearbeitung und Nachverfolgung der Projektkorrespondenz, Koordinierung und Festlegung aller Reisevorbereitungen sowie Abgleich von Reise- und Spesenabrechnungen)
Erledigung allgemeiner Aufgaben, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Scannen, Versenden und Ablegen, Organisieren und Koordinieren von Besprechungen und anderen Veranstaltungen
Büromanagement (Beschaffung/Koordination von Büroausstattung wie Möbeln, DV-Ausstattung, Schreibwaren etc., Kommunikation, Dokumentation, Büroorganisation, Besucherbetreuung, Erstellung von SAP-Aufträgen in Ariba für Seminare, IT-Ausstattung)
Sammlung und Bearbeitung aller Signatur-/Autorisierungsanfragen gemäß dem Signaturprotokoll im Namen des (Projekt-)Managements und des Projektteams
Betreuung von Kunden und Besuchern (telefonisch, Bearbeitung schriftlicher Anfragen etc.)
Planung, Buchung und Abrechnung von lokalen und internationalen Reisen im E2E-Reiseverfahren sowie Beantragung von Visa
Vervollständigung von Arbeitszeittabellen und Spesenabrechnungen im Namen des (Projekt-)Managements und des Projektteams
Zusammenstellung von monatlichem Leistungsmessmaterial und Berichten, Unterstützung der Projektteams bei der Erstellung von Dokumentationen und Korrespondenzen (z. B. Berichte, Risikoprotokolle) bei der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen
Bearbeitung/Unterstützung von Personalabläufen (Einstellungen, Kündigungen, Ernennungen, Prüfung von Stundenzetteln), Einarbeitung von Neuanfängern in das Projektteam zur Sicherstellung desHR-Prozesses

Ihr Profil

Abgeschlossene Berufsausbildung und mehr als 3 Jahre Berufserfahrung als Mitarbeiter im Backoffice, als Assistent oder in einer vergleichbaren Position
Vertrautheit, Kenntnisse und Sicherheit im Umgang mit MS 365-Anwendungen (Word, Outlook, Teams), Software und der Nutzung vernetzter PCs sind unerlässlich. Kenntnisse in SAP- und SE-internenTools (E2E Travel, Ariba, SAP für Abwesenheitsmanagement, CIBT Visa etc.) bzw. ausgeprägte Lernbereitschaft
Fähigkeit, höflich und professionell mit Kunden, Kollegen und Lieferanten umzugehen
Bereitschaft, als Teil eines Teams zu arbeiten, interne und externe Kontakte zu knüpfen, Unternehmensabläufe zu erlernen und mit minimaler Unterstützung zu agieren
Selbststarter mit der Fähigkeit, unter minimaler Aufsicht zu arbeiten
Anpassungsfähigkeit an neue Situationen und Unterstützung anderer Funktionen im Team
Erfahrung in der Arbeit in einem multikulturellen Umfeld, mit der Fähigkeit, kulturelle Unterschiede professionell zu berücksichtigen und zu überwinden
Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

Unbefristeter Arbeitsvertrag
Flexible Arbeitszeiten
Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche
Volle soziale Absicherung
Urlaubs- und Weihnachtsgeld
Persönliche Beratung und Betreuung