Instant Waves ist eine Videoproduktionsagentur mit Fokus auf Social-Media- und Content-Produktionen. Zur strukturellen Verstärkung unseres Backoffice suchen wir eine zuverlässige, zahlenaffine und gut organisierte Persönlichkeit als Office Manager (m/w/d) mit Schwerpunkt vorbereitende Buchhaltung.

Eckdaten

Arbeitszeit: 20 Stunden pro Woche
Arbeitsmodell: verteilt auf 4 feste Arbeitstage
Start: nach Vereinbarung / Ab Mitte Februar 2026
Arbeitsort: Berlin (hybrid möglich, je nach Absprache)

Deine Aufgaben

Vorbereitende Buchhaltung (Hauptfokus):

Prüfung, Kontierung und strukturierte Ablage von Eingangs- und Ausgangsrechnungen (DATEV-Unternehmen Online)
Pflege und Vorbereitung aller buchhaltungsrelevanten Unterlagen für den Steuerberater (DATEV-Logik)
Abgleich von Belegen mit Bankumsätzen und Kreditkarten
Pflege von Kostenstellen, Projekten und laufenden Übersichten
Unterstützung bei Monats- und Quartalsabschlüssen (vorbereitend)

Office & Administration:

Allgemeine Office-Organisation und Backoffice-Support
Verwaltung von Verträgen, Dokumenten und Fristen
Ansprechpartner*in für Steuerbüro, Buchhaltung und interne Rückfragen
Unterstützung bei organisatorischen Themen rund um Team & Betrieb

Das bringst du mit

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Erfahrung im Bereich vorbereitende Buchhaltung / Office Management
Sicherer Umgang mit digitalen Buchhaltungs- und Ablagestrukturen
Idealerweise Erfahrung mit DATEV UNTERNEHMEN ONLINE oder DATEV-kompatiblen Workflows
Sehr sorgfältige, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
Diskretion, Zuverlässigkeit und ein gutes Zahlenverständnis
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das bieten wir dir

Eine stabile Teilzeitstelle (20 Std./Woche) mit klarer Aufgabenstruktur
Feste Arbeitstage für gute Planbarkeit
Ein kreatives, professionelles Umfeld in der Medien- und Werbebranche
Kurze Entscheidungswege und direkte Kommunikation
Langfristige Zusammenarbeit mit Entwicklungsperspektive
Faire Vergütung entsprechend deiner Erfahrung

Interesse?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit kurzem Lebenslauf und einem Satz zu deiner Erfahrung im Bereich Buchhaltung / Office Management.

Stellenanzeige: Office Manager (m/w/d) – Schwerpunkt vorbereitende Buchhaltung (20 Std./Woche)