Die herCAREER Expo ist die führende Plattform für die weibliche* Karriere im deutschsprachigen Raum. Mit unseren analogen und digitalen Formaten schaffen wir Räume für Begegnung, Austausch und Inspiration - und setzen uns gemeinsam mit Unternehmen, Hochschulen und Organisationen für eine gerechtere und inklusivere Arbeitswelt ein.

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine:n Projektassistent:in (w/m/d), die/der mit Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Eigeninitiative die Planung und Umsetzung der herCAREER Expo operativ begleitet und unser Projekt- und Vertriebsteam im Tagesgeschäft unterstützt.

Ihre Aufgaben Messe- & Projektorganisation

Unterstützung bei der Planung, Organisation, dem Vertrieb und der Durchführung der herCAREER Expo
Mitarbeit an Projekt-, Vertriebs- und Zeitplänen, To-do-Listen und Übersichten
Unterstützung bei internen Abstimmungen und der operativen Projektsteuerung

Aussteller:innen- & Partner:innen-Management

Operative Kommunikation mit Interessent:innen, Aussteller:innen, Partner:innen und Sponsor:innen
Versand und Nachverfolgung von Informationen, Briefings und Deadlines
Pflege von Aussteller:innen- und Partner:innendaten (z. B. Texte, Logos, Ansprechpartner:innen)
Unterstützung bei der Stand- und Flächenplanung, insbesondere mit Blick auf die Vertriebsplanung

Programm & Planung

Unterstützung bei der Planung und Pflege des Expo-Programms
Eigenverantwortliche Nutzung und Pflege von Event-Tools sowie der zugehörigen Kommunikation
Abstimmung mit Speaker:innen zu organisatorischen Details

Kommunikation, Partner:innen- & Marketing-Koordination

Eigenständige Kommunikation mit Interessent:innen, potentiellen Kund:innen, Aussteller:innen und Kooperationspartner:innen mit klarem Umsatzvorgaben
Aktive Unterstützung der Vertriebsziele durch strukturierte Ansprache, Nachverfolgung und Koordination
Terminvor- und -nachbereitung für die Geschäftsführung
Eigenständige Vor- und Nachbereitung von Messebesuchen im vertrieblichen Kontext
Eigenständige Ansprache und Abschluss von Kooperationspartnerschaften sowie deren organisatorische Abwicklung
Vorbereitung und Versand von Informations- und Präsentationsunterlagen
Unterstützung im Marketing, insbesondere: Anzeigenhandling und organisatorische Betreuung
Koordination mit Grafik und externen Dienstleister:innen
Pflege von Termin- und Veröffentlichungsübersichten

Daten, Systeme & Bestellungen

Datenpflege und Dokumentation im CRM-System
Verwaltung und Pflege des Online-Bestellsystems
Unterstützung bei der Erfassung, Prüfung und Verwaltung von Bestellungen

Eventlogistik & Umsetzung vor Ort

Unterstützung bei der organisatorischen Vorbereitung der Expo-Tage
Mitarbeit bei Koordination, Beschilderung und Briefings
Aktive Unterstützung vor Ort während der herCAREER Expo
Nachbereitung (Feedback, Learnings, Dokumentation)

Was wir von Ihnen erwarten

Mindestens 2 Jahre relevante Berufserfahrung, vorzugsweise im Messe-, Event- oder Veranstaltungsumfeld
Ein ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise
Sehr gute kommunikative Fähigkeiten und ein sicherer Umgang mit Sprache
Die Fähigkeit, sich schnell in neue Tools, Prozesse und Abläufe einzuarbeiten
Eine hohe Kund:innen- und Serviceorientierung sowie Freude an einem zuvorkommenden, professionellen Umgang mit Partner:innen, Kund:innen und Dienstleister:innen
Eine hohe Akzeptanz des Telefons als zentrales Kommunikationsmittel im Arbeitsalltag

Ihre Fähigkeiten & Arbeitsweise

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Ein hohes Maß an Professionalität, Zuverlässigkeit und Serviceorientierung
Sie arbeiten strukturiert, behalten auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick und schätzen klare To-do-Listen
Sie gehen Aufgaben proaktiv an, klären Unklarheiten selbstständig und stimmen sich gezielt im Team ab
Sie sind kommunikativ, teamorientiert, gewissenhaft und verstehen sich als Organisationstalent oder Allrounder:in

Was Sie von uns erwarten können

Eine verantwortungsvolle Rolle als Projektassistent:in im Umfeld einer der führenden Karriereplattformen in der DACH-Region
Vielfältige Einblicke und Verantwortung im Messe-, Projekt- und Eventmanagement sowie im Vertrieb und der Partner:innenarbeit
Frühe Verantwortung und die Möglichkeit, eigene Aufgabenbereiche aktiv mitzugestalten
Ein sinnstiftendes Arbeitsumfeld mit gesellschaftlicher Relevanz und echtem Purpose

Mit unserem Engagement bei herCAREER leisten wir einen konkreten Beitrag zur Umsetzung des Sustainable Development Goal 5 (Geschlechtergerechtigkeit) der Agenda 2030 der Vereinten Nationen.

Ihr Ziel bei uns

Ganz klar und oberste Priorität:
Machen Sie sich für uns und unsere Kund:innen unersetzbar.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung per E-Mail an jobs@messerocks.com

Projektassistent:in (w/m/d) Messe- & Projektmanagement