Wir suchen

Zur Sicherstellung der Aufgabenerfüllung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, am Dienstort Oranienburg, unbefristet, einen

Mitarbeiter (m/w/d) Geschäftsdienst

bis Entgeltgruppe 6 TV-L.

Wir bieten Ihnen

eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit
ein motiviertes Hochschulteam, das von gegenseitiger Achtung und Wertschätzung sowie von einem aktiven fachlichen und persönlichen Austausch geprägt ist
eine umfangreiche Unterstützung bei der Einarbeitung
bedarfsorientierte und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
attraktive Arbeitsbedingungen auf dem modernen, berlinnahen Campus der Hochschule mit Bibliothek, Mensa und Sportstätten
ein betriebliches Gesundheitsmanagement
30 Tage Erholungsurlaub
eine jährliche Sonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen sowie eine zusätzliche Altersvorsorge über die VBL (Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder) im Beschäftigungsverhältnis
die Möglichkeit zum Bezug einer Bezuschussung des VBB-Firmentickets

Ihre Aufgaben

eigenverantwortliche Durchführung allgemeiner Sekretariats- und Büroaufgaben sowie administrative Unterstützung der Vizepräsidentin und des Dekans
Koordination, Planung und Überwachung von Terminen, inkl. Priorisierung und rechtzeitiger Voraborganisation
Planung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen sowie Anfertigung präziser Gesprächsnotizen und vollständiger Sitzungsprotokolle
Verwaltung des Postein- und -ausgangs, sowie die sorgfältige Ablage und Nachverfolgung von Vorgängen
Sicherstellung der termingerechten Erledigung und Erinnerung an Wiedervorlagen und Fristen
Sicherstellung eines reibungslosen und transparenten Informationsaustauschs innerhalb des Bereichs und mit externen Partnern
ordnungsgemäße und systematische Verwaltung von Dokumenten und Schriftgut
Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Auswertungen sowie Präsentationen
Organisation der Beschaffung von Büro- und Verbrauchsmaterialien, Überwachung der Bestände
Verwaltung von Krankheits- und Urlaubsanträgen sowie die Abstimmung mit dem Dezernat Personal
Koordination und Dokumentation der jährlichen Belehrungen und Fortbildungsbedarfe für die Mitarbeitenden

Das bringen Sie mit

formale Anforderungen:

erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation mit fundierten Kenntnissen in Verwaltung und Büroorganisation

fachliche Voraussetzungen:

sehr gute Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), idealerweise auch Erfahrung mit Datenbanken und Verwaltungssoftware
ein ausgeprägtes schriftliches Ausdrucksvermögen sowie sehr gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse

außerfachliche Voraussetzungen:

Sie arbeiten strukturiert, selbstständig und sind in der Lage, Prioritäten zu setzen
Sie verfügen über ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten und ein überzeugendes Auftreten sowohl im persönlichen und telefonischen Gespräch als auch in der schriftlichen Kommunikation
Sie können konstruktiv im Team arbeiten und gehen professionell mit Konfliktsituationen um
Ihre Serviceorientierung ist herausragend, und Sie haben stets ein offenes Ohr für die Anliegen der verschiedenen Ansprechpartner/Interessengruppen
Sie tragen Verantwortung für die Qualität und Termintreue Ihrer Arbeit und denken proaktiv

wünschenswert:

Erfahrung im Bereich Geschäftsdienst, Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Position
Kenntnisse im Umgang mit hochschulspezifischen Verwaltungsprozessen und -strukturen sind von Vorteil