Wir suchen für ein Unternehmen aus der Energiebranche für den Standort Essen eine

PMO Assistenz - IT Service Instandhaltung (m/w/d)

vorerst befristet bis zum 15.07.2027, Übernahme/ Verlängerung möglich

Aufgabengebiet:

Beschreibung: PMO (Project Management Office) - Schwerpunkt Workforce Management

Ziel der Position:

Unterstützung des Projektteams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben im Rahmen von Projekten im Bereich Workforce Management und als Unterstüzung für andere Themen innerhalb der Abteilung
Die Rolle erfordert keine tiefgehenden Fachkenntnisse im Workforce Management, sondern organisatorisches Geschick, Kommunikationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:

Termin- und Kalenderkoordination: Organisation von Projektmeetings, Workshops und Abstimmungen inkl. Versand von Einladungen und Agenda
Vorbereitung von Präsentationen und Unterlagen: Erstellung und Pflege von PowerPoint-Präsentationen, Statusberichten und Entscheidungsvorlagen
Projektplan-Unterstützung: Mitwirkung bei der Erstellung und Aktualisierung von Projektplänen (z.B. in MS Project oder vergleichbaren Tools)
Dokumentation und Protokollführung: Mitschriften bei Meetings, Nachverfolgung von offenen Punkten und Aufgaben
Kommunikation und Informationsmanagement: Pflege von Projektablagen (SharePoint, Teams), Sicherstellung der Aktualität von Dokumenten
Reporting: Unterstützung bei der Erstellung von Fortschrittsberichten und Kennzahlen für das Projektmanagement
Administrative Unterstützung: Organisation von Reisen, Beschaffung von Materialien, Unterstützung bei Budgetübersichten

Anforderungsprofil

Ausbildung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Erfahrung: Erfahrung in Projektassistenz oder PMO
Kompetenzen: Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, PowerPoint, Outlook)
Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
Grundverständnis für Projektmanagement-Methoden von Vorteil
Persönliche Eigenschaften: Hohe Serviceorientierung, Zuverlässigkeit und Eigeninitiative Flexibilität und Belastbarkeit