Verwaltungskraft (w/m/d) im Schulsekretariat in Teilzeit
Wir suchen ab sofort eine zuverlässige Verwaltungskraft (w/m/d) im Schulsekretariat für unseren Bildungsträger in Berlin-Gesundbrunnen. Die Stelle ist in Teilzeit mit 30 Wochenstunden angesetzt. Die regulären Arbeitszeiten sind Montag bis Freitag von 11:00 bis 17:00 Uhr.
Die Position verbindet klassische Sekretariatsaufgaben mit einer aktiven Rolle in der Kommunikation, Interessent:innenbetreuung, Veranstaltungsorganisation und Personalgewinnung.
In enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und dem Sekretariatsteam gestalten Sie den Außenauftritt, die Interessent:innenpflege und den Bewerbungsprozess unserer Bildungseinrichtung aktiv mit. Eine strukturierte Einarbeitung durch erfahrene Kolleginnen ist selbstverständlich.
Ihre AufgabenIn dieser Position sind Sie Teil unseres Sekretariatsteams und wirken sowohl im täglichen Büroablauf als auch in spezialisierten Aufgabenbereichen mit. Ihr Aufgabenbereich umfasst u. a.:
Allgemeine Sekretariatsaufgaben:
- Anlaufstelle für Anfragen von Lehrkräften, Kursteilnehmer:innen und externen Partnern - persönlich, telefonisch und schriftlich
- Prüfung und Dokumentation von Krankmeldungen und Abwesenheiten
- Pflege und Archivierung digitaler sowie analoger Akten
- Raumorganisation für Veranstaltungen sowie Materialbestellungen
- Erstellung von Bescheinigungen, Verträgen und Zertifikaten
- Posteingang und -ausgang
- Unterstützung bei Meldungen an Behörden (z. B. Jobcenter, BA)
Assistenztätigkeiten in Vertrieb, Marketing & Recruiting:
- Nachfassen bei Interessent:innen via Telefon, WhatsApp oder E-Mail - keine Kaltakquise
- Pflege der Kundendaten in unserem CRM-System
- Terminierung und Durchführung von telefonischen Vorgesprächen im Recruiting
- Koordination von Vorstellungsgesprächen mit der Stellv. Schulleitung
- Organisation und Vorbereitung von Messeauftritten, Infoveranstaltungen und Kooperationsterminen
- Social Media Assistenz inkl. Koordination von Interviews, Testimonials, Umfragen etc.
- Pflege der Websiteinhalte
Für diese Position suchen wir eine kommunikative, strukturierte Persönlichkeit mit ausgeprägtem Serviceverständnis.
- Abgeschlossene kaufmännische oder Verwaltungsnahe Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation
- Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Freundliches, verbindliches Auftreten - persönlich und am Telefon
- Sicherer Umgang mit gängigen Microsoft 365 Anwendungen und idealerweise Erfahrung mit CRM-Systemen, Personio, Shopify, Instagram und Canva
- Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Flexibilität
- Wünschenswert: Erfahrung im Bildungsbereich
Wir bieten Ihnen eine Aufgabe mit Sinn, Verantwortung und Gestaltungsspielraum - in einem Team, das Vielfalt, Bildung und gesellschaftliche Teilhabe lebt.
- Eine abwechslungsreiche Rolle mit sozialem Impact
- Geregelte Arbeitszeiten (Mo-Fr, 11-17 Uhr)
- 30 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche
- Zugang zur Personalküche mit gesunden Snacks
- Zuschuss zum Deutschlandticket-Job oder BVG-Firmenticket
- Strukturierte Einarbeitung und kollegiale Unterstützung
- Moderne digitale Infrastruktur
- Offene Kommunikation, kurze Entscheidungswege
- Gemeinsame Feste, Mittagessen und Teamkultur auf Augenhöhe
Wenn Sie Interesse haben, freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung. Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Unterlagen zu und teilen Sie uns Ihr frühestmögliches Eintrittsdatum, Ihre möglichen Arbeitszeiten sowie Ihre Gehaltsvorstellungen mit. Das in der Stellenanzeige angegebene Monatsgehalt bezieht sich auf eine Teilzeitstelle mit 30 Wochenstunden.
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Über unsDie Destiny Diversity Academy ist eine staatlich anerkannte Berufsfachschule, freier Bildungsträger, Integrationskursträger sowie DTZ- und telc-Prüfungszentrum.
Unser Schwerpunkt liegt auf der Ausbildung, Weiterbildung und Integration von Menschen mit vielfältigen kulturellen Hintergründen.
Wir verstehen berufliche und sprachliche Bildung als Schlüssel für Empowerment, Chancengleichheit, Teilhabe und Selbstbestimmung.
Unsere Lehr- und Lernkonzepte verbinden Praxisnähe, interkulturelle Sensibilität und intensive Deutschförderung. Mit diesem nachhaltigen Bildungsansatz schaffen wir langfristige Perspektiven für unsere Teilnehmer:innen und leisten einen Beitrag zu einer offenen und vielfältigen Gesellschaft, die von Wertschätzung geprägt ist.