Wir sind ein überbetrieblicher sicherheitstechnischer und arbeitsmedizinischer Dienst, der sich seit 35 Jahren mit Engagement und Innovation auf die Fragen unserer Zeit für den Gesundheitsschutz beteiligt. Mehrfach zertifiziert bieten wir alle Themen des Arbeitsschutzes aus einer Hand an.

Für die Geschäftsstelle Berlin-Mahlsdorf suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Bürofachkraft/Verwaltungsleitung (m/w/d).

Arbeitszeit: 40 Wochenstunden

Ihre Aufgaben

Unterstützung unseres Teams im Tagesgeschäft (Terminvergaben, Anfragen)
Bearbeitung Postein- und Ausgang
Erstellung von Angebots- und Vertragsentwürfen für die Betreuung durch das Ingenieurbüro (IRS)
Rechnungslegung, Kontrolle Rechnungseingänge / Mahnungen, vorbereitende Buchhaltung
Führung der Kasse
Unterstützung zur Optimierung unseres Büroablaufes
Mitarbeit bei Koordination unseres Außendienst-Teams
Erledigung des gesamten internen und externen Schriftwechsels
Organisation und Datenverarbeitung
Teilnahme an Dienstberatungen inkl. Protokollierung
Organisation von Besprechungen
Bestellung Büromaterialien
Durchführung und Bearbeitung sämtlicher gesetzlicher und betriebsbezogener Statistiken
Koordination und Durchführung von Terminen mit externen Instituten und Firmen

Ihr Profil

Erfahrung im Sekretariat oder im Empfang, Sprechstundenhilfe, oder vergleichbar
Verständnis für alltägliche Büroabläufe
Kommunikatives Wesen und gute Teamfähigkeit
Gute Kenntnisse in MS-Office, insbesondere in Excel und PowerPoint von Vorteil
Kenntnisse der vorbereitenden Buchhaltung
hohes Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit
eigenverantwortliche und sorgfältige Arbeitsweise
Kommunikations-, Durchsetzungs- und Überzeugungsfähigkeit
Teamfähigkeit, Mobilität, Lernbereitschaft, Motivation, Verschwiegenheit
In Stresssituationen durch Empathie, Sozialkompetenz und Einfühlvermögen überzeugen.

Wir erwarten eine gepflegte Erscheinung und gute Umgangsformen. Wenn Sie dann noch flexibel und umsichtig sind und mit dem nötigen Fingerspitzengefühl auf die verschiedensten Menschen eingehen können freuen wir uns auf IHRE Bewerbung per e-mail oder per Post. Nur vollständige Bewerbungsunterlagen bestehend aus einem Anschreiben, Lebenslauf sowie Zeugnissen können im weiteren Auswahlverfahren berücksichtig werden.

Verwaltung/Sekretariat/Buchhaltung