Assistenz der Fachdienstleitung (m/w/d) - 20/0041 (Remote / Mobil möglich)
31 Stadtteile, 224 Quadratkilometer Fläche, Kurort und drittgrößter Industriestandort Niedersachsens: Die junge Großstadt Salzgitter mit ihren 107.000 Einwohnerinnen und Einwohnern hat viel zu bieten und sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Fachdienst Haushalt und Finanzen in Vollzeitbeschäftigung eine Person für die
Assistenz der Fachdienstleitung (m/w/d)
(EntgGr. 5 TVöD/VKA)
Die zu besetzende Stelle ist teilzeitgeeignet.
Ihre wesentlichen Aufgaben sind:- Allgemeine Sekretariatsangelegenheiten u.a.: Zuordnung der Posteingänge und -ausgänge des Fachdienstes
- Aufgaben im Bereich der Zeiterfassung, z.B. bei Urlaubs- und Fehlzeiten
- Erstellen und Führen von Übersichten und Statistiken
- Bestellung von Büromaterial, Literatur und Büromöbeln
- Betreuung des Finanzausschusses, u.a. Organisation eines Sitzungszimmers, Versenden von Einladungen, Erstellen von Protokollen sowie Überwachung von Terminen
- Zentrales Rechnungsmanagement im E-Rechnungsmanager, insbesondere Erstkontakt mit Rechnungslegern und Klärung von formalen Eingabefehlern
- Stornoüberwachung der Belege im Rechnungsworkflow
- Vergütung nach E 5 TVöD/VKA (3.039 € bis 3.680 € brutto bei Vollzeitbeschäftigung) je nach Erfahrungsstufe entsprechend der jeweiligen Vorerfahrung
- Gute Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf durch flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle
- Möglichkeit zur mobilen Arbeit im Umfang von bis zu 40% der individuellen wöchentlichen Arbeitszeit
- Jahressonderzahlung und Leistungsentgelt
- Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
- Ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement
- 30 Urlaubstage sowie bezahlte Freistellung an Heiligabend und Silvester
- Erfolgreich abgeschlossener Angestelltenlehrgang I bzw. erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit Bezug zur Büroorganisation mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren (z.B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwalts- und Notargehilfe/in oder vergleichbarer Berufsabschluss)
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation
- Gesprächsführungskompetenz und Organisationsgeschick
- Gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
- Flexibilität und Einsatzbereitschaft
- Teamfähigkeit
- Sichere Anwendung der Microsoft Office-Standardsoftware sowie die Bereitschaft, sich in EDV-Fachverfahren einzuarbeiten
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Um die berufliche Gleichberechtigung von Frauen und Männern zu verwirklichen, sind in dieser Entgeltgruppe Bewerbungen von Frauen besonders erwünscht. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.
Ihre Fragen beantwortet Ihnen Frau von Einem gern unter der Telefonnummer 05341 / 839-4027.