Beschäftigte:r im Verwaltungsdienst (m/w/d), EG 6 TV-H, unbefristet, Vollzeit (derzeit 40 Wochenstunden)

Bewerbungsfrist:

04.07.2025

Einstellungsbeginn:

baldmöglichst

Kennziffer:

38470

Aufgaben

Verwaltung Hilfskraftverträge Vorbereiten von unterschriftsreifen Anträgen für die Einstellung von studentischen Hilfskräften für die Abteilung Personal und Organisation, Bearbeitung aller relevanter Formulare für die Einstellung, Weiterbeschäftigung oder Beendigung von Verträgen von Hilfskräften
Diese Aufgabe beinhaltet: Klärung mit den Kostenstellenverantwortlichen und mit Verwaltungskolleginnen: Vertragszeitraum, Vertragsstunden, Prüfung des Budgets
Abstimmung mit Studierenden: Einholung von Nachweisen, Dokumenten, wie Zeugnisse, Aufenthaltsgenehmigungen etc.

Haushaltswesen der Studienwerkstätten der Kunsthochschule Mitarbeit bei der Haushaltsverwaltung der 13 Studienwerkstätten und in Vertretung der Studiengänge unter Anwendung rechnergestützter Haushaltsführung (SAP/ EBP)
Diese Aufgabe beinhaltet: Bearbeitung von Beschaffungen nach den Vorgaben der Haushaltsabteilung:
Einholen von Angeboten, Beratung der bestellenden Werkstätten, Bearbeitung der Bestellungen, Selbständige Prüfung der Rechnungen bis zur „Sachlich-Richtig-Zeichnung“,
Kontoführung- und Buchung: u.a. Kostenstellen- und Titelzuordnung, Umbuchungen, Bearbeitung von Reklamationen und Mahnungen, Überwachung von Lieferungen, Selbständige Führung des Schriftverkehrs
Debitorenbuchhaltung: Erstellung von Rechnungen und Gutschriften in den Werkstätten, Kassenführung div. Werkstätten,
Controlling des Investitionsfonds der Studienwerkstätten: Beschaffung, Budgetverantwortung, Kontoführung, Analgenbuchhaltung

Allgemeine Verwaltungs- und Büroorganisation Erteilung von Auskünften allgemeiner und fachspezifischer Art, die sich auf den Geschäftsbereich beziehen. Selbständig geführter Schriftverkehr, Klärung per E-Mail und Telefon, Post-Verteilung, Paketannahme, Ablage und Archivierung

Voraussetzungen

Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsangestellte/r oder eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich,
Erfahrungen in der Sekretariatsführung,
Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit EDV-Anwendungen (MS Office und SAP); wenn SAP Kenntnisse bei Einstellung nicht vorliegen, müssen diese in Weiterbildungsangeboten der Universität unmittelbar nach Einstellung verpflichtend erlernt werden,
Bereitschaft zur Weiterbildung einschließlich der Einarbeitung in neue Software,
Sehr gute Deutschkenntnisse und sicheres schriftliches Formulieren,
Organisationstalent und die Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten,
Lösungsorientierte Eigeninitiative und Organisationsgeschick
Serviceorientierte Arbeitsweise
Freude am Umgang mit Studierenden und eine engagierte Mitarbeit an der Kunsthochschule

Von Vorteil sind:

Kenntnisse des Tarifrechts und des Hessischen Hochschulgesetzes
Gründliche und vielseitige Kenntnisse der Haushaltsbestimmungen und der Drittmittelrichtlinien, sowie der Beschaffungsordnung des Landes Hessen Rechnungswesen und im Kaufvertragsrecht,

Für Rückfragen steht Frau Dr. Katharina Benderoth, Tel.: +49 561 804-5386, Katharina.Benderoth(at)uni-kassel.de zur Verfügung.