Assistenz (w/m/d) für die Verwaltungsleitung
Stellenausschreibung
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften mit rund 85 Instituten ist Deutschlands führende Grundlagenforschungseinrichtung. Das Max-Planck-Institut für Kolloid- und Grenzflächenforschung im Potsdam Science Park sucht zur Verstärkung des Verwaltungsteams Vollzeit oder Teilzeit zum nächst möglichen Zeitpunkt, zunächst befristet für 2 Jahre (mit der Option auf Entfristung) eine/n
- Selbstständige Organisation und Koordinierung des Sekretariates in Bezug auf die Verwaltungsabläufe, Kommunikation, Administration und Terminplanung
- Organisation von Seminaren und Meetings
- Datenbankbetreuung und Aufbau von Datenbanken
- Schnittstellenfunktion zwischen den Sekretariaten im wissenschaftlichen Bereich, den Serviceabteilungen des Instituts sowie der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft in München
- Internationale Korrespondenz, Übersetzung von Unterlagen deutsch/englisch
- Wohnungsverwaltung der Institutswohnungen (12 Wohnungen) in enger Abstimmung mit der externen Hausverwaltung
- Verwaltung und Abstimmung des Patentarchivs des Instituts
- Aufbau und Pflege der Vertragsmanagement-Datenbank
- Führung des International Office des Institutes: Unterstützung von ausländischen Wissenschaftler:innen in Visa-, Melde-, Krankenversicherungsangelegenheiten sowie Unterstützung bei Aufenthaltsgenehmigungen und Eröffnung von Bankkonten
- Sprachkursverwaltung
- Buchen von Dienstreisen
- Führung und Verbuchung der Barkasse des Institutes
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung als Fremdsprachenassistenz oder Verwaltungsfachangestellte:r
- hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Einen sicheren Umgang mit MS-Office-Produkten, E-Mail und Internet sowie die Fähigkeit, sich die Nutzung anderer Software rasch anzueignen
- Sehr gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten
- Interkulturelle Kompetenz, Bereitschaft zu flexibler Arbeitszeit sowie zur Weiterbildung
- Teamgeist und Engagement bei der Lösung individueller Fragen
- Ein hohes Maß an Flexibilität, Eigeninitiative, Belastbarkeit und Verschwiegenheit
- Idealerweise verfügen Sie über Erfahrungen in einer internationalen Forschungseinrichtung
- SAP-Kenntnisse sind von Vorteil
Wir bieten Ihnen eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit an einem internationalen Forschungsinstitut der Max-Planck-Gesellschaft. Die Vergütung erfolgt nach TVöD-Bund bis zur Entgeltgruppe 9a entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung. Daneben werden die Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes gewährt, wie z.B. 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche), Jahressonderzahlung und eine zusätzliche Altersversorgung (VBL).
Um die Vereinbarkeit von Familie und Beruf zu erhöhen, bieten wir Ihnen flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit), 1 Tag Homeoffice pro Woche und die Möglichkeit der Kinderbetreuung im Fröbel-Kindergarten. Sportmöglichkeiten am Campus ergänzen unser Angebot.
Der Sciene Park Potsdam-Golm ist gut an die öffentlichen Verkehrsmittel angebunden und unsere Campuskantine versorgt die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit einer täglich wechselnden Auswahl an Speisen.
Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Die Max-Planck-Gesellschaft ist bemüht, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbung bis zum 04.05.2025 über unser Online-Bewerbermanagement.
Weitere Informationen finden Sie unter: .