Struktur schaffen, Prozesse optimieren, Entwicklung vorantreiben

Im Romantik Hotel Reichshof verbinden wir Tradition mit modernen Arbeitsweisen und legen Wert auf Wertschätzung, Teamgeist und transparente Prozesse. Als Kaufmännische Leitung & Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) bist du eine Schlüsselfigur in der Verwaltung, Prozesssteuerung und Weiterentwicklung unseres Unternehmens. In direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und den Führungskräften bist du verantwortlich für die Optimierung kaufmännischer Abläufe und die Digitalisierung administrativer Prozesse.

Deine Aufgaben

Verantwortung für die Kassen- und Zahlungsverwaltung, einschließlich Abgleich von Kassenbeständen, Einzahlungen und Überprüfung von Kontoauszügen
Gutscheinverwaltung von Buchung über Dokumentation bis zur Einlösung
Überwachung und Bearbeitung des Kreditoren- und Debitorenmanagements, einschließlich Rechnungsprüfung, Kontierung, Zahlungsfreigaben und Mahnwesen
Personalverwaltung, einschließlich Erstellung von Verträgen, Pflege der Personalakten und Verwaltung von Abwesenheiten
Hauptverantwortung für die Datenpflege in den Systemen (Lohn-AG, Gastromatic, Hotelkit) sowie die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, der Lohnbuchhaltung und Behörden
Aufbau eines strukturierten Vertragsmanagements, inklusive Fristenüberwachung und Controlling
Erstellung und Kommunikation von Managementberichten für die Geschäftsleitung sowie Unterstützung bei Analysen und Entscheidungsprozessen
Mitarbeit in internen Arbeitskreisen und Meetings zur Weiterentwicklung des Unternehmens
Optimierung administrativer Prozesse, insbesondere im Rahmen der Digitalisierung und Prozessverbesserung
Klärung von Differenzen und Unstimmigkeiten sowie die Reduzierung dieser durch Überprüfung und Anpassung bestehender Abläufe
Sicherstellung einer strukturierten analogen und digitalen Ablage sowie Organisation der Büroverwaltung
Förderung einer agilen und wertschätzenden Unternehmenskultur, die auf Transparenz, Respekt und Zusammenarbeit basiert

Das bringst du mit

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit Schwerpunkt Verwaltung, Finanzen oder Organisation
Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise mit Erfahrung in der Hotellerie oder Dienstleistungsbranche
Strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Organisationsgeschick
Kommunikationsstärke, um mit Mitarbeitern, externen Partnern und der Geschäftsleitung effizient zusammenzuarbeiten
Sicherer Umgang mit MS Office sowie Erfahrung mit kaufmännischen Systemen (z. B. Gastromatic, Hotelkit, Lohn-AG) oder die Bereitschaft, sich in neue Programme einzuarbeiten
Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
Flexibilität und Belastbarkeit in einem dynamischen Arbeitsumfeld
Lösungsorientierte Denkweise mit der Fähigkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln

Das erwartet dich bei uns

Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit Gestaltungsspielraum und direktem Kontakt zur Geschäftsleitung
Ein herzliches, familiäres Team, das sich auf deine Ideen und Impulse freut
Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten, zu optimieren und zu digitalisieren
Weiterbildungsmöglichkeiten und persönliche Entwicklung
Attraktive Zusatzleistungen sowie Vergünstigungen in Partnerhotels (Fair Job Hotels, Romantik Hotels)

Jetzt bewerben & mit uns die Zukunft gestalten!

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Familie Haver & das Team des Romantik Hotel Reichshof